香港特别行政区新《公司条例》生效

主题

新《公司条例》的新举措

对现有公司影响

关于公司高级人员

董事（director）

限制委任法人团体为董事，要求每间私人公司（private company）最少须一名自然人董事

现已注册公司需要核查，公司董事中是否至少有一名自然人董事。如无，则须在2014年9月2日前委任一名自然人董事。

明确了董事谨慎、技巧及努力行事的责任，使之成为成文法规则

现有公司文件不须修改。

责任人（responsible person）

新公司条例降低证明高级人员承担责任的举证难度，其中规定，如“责任人”（包括公司的高级人员或幕后董事（shadow director），以及公司的企业高级人员旗下的高级人员或幕后董事）授权、准许或参与违反或不遵从有关规定，须承担责任。

上述标准低于此前《公司条例》中“明知并故意”的证明责任

公司高级管理人员应当熟识新《公司条例》项下的责任，以降低承担个人责任的风险。

关于私人有限公司的存档规定

周年申报表（Annual Return）

周年申报表必须以规定的表格形式，在公司成立日的周年日后42日内送交公司注册处存档

不再接纳以“资料并无改变的证明书（certificate of no change）”格式送交的周年申报表

在新公司条例实施后送交的周年申报表须列明股本，包括每个类别股份的任何已付溢价。

董事及公司秘书

董事或公司秘书的委任、辞职及详情更改（例如：通讯地址/通常地址、护照或香港身份证详情）必须以指明表格在15日内送交公司注册处存档。

于2014年3月3日，法团公司秘书的注册办事地址将被当作为该秘书的通讯地址。

新公司条例规定，董事或公司秘书提出申请后，个人资料可不让公众查阅。

存档时限由14日延长至15日。

如公司秘书期望使用另一地址作为其通讯地址，可在新公司条例开始生效后送交相关表格存档。

会计师任免

会计师的免任及辞职，必须在15日内以指明表格送交公司注册处存档。

该规定适用于所有香港有限公司的新法定规定。有关表格必须在公司通过决议免去会计师或自收到会计师的辞职后15日内送交存档。

股本

新《公司条例》废除“法定股本（authorized share capital）”概念。如公司更改其已发行股本，须向公司注册处送交“股本说明（a statement of capital）”存档。

押记及解除

押记

押记或解除文件的经核证副本（加上指明表格）须在一个月内送交公司注册处存档，以作登记及让公众查阅。

存档时限由五星期缩短至一个月，并且有关文书的经核证副本将让公众查阅。

简明财务汇报及董事报告

中小型企业可拟备简明财务报表，并且毋须拟备董事报告。不符合指定规模准则的公司，须拟备符合新公司条例规定的董事报告，除非其成员通过特别决议批准不拟备董事报告。

*(1) 符合下列任何两项条件的私人公司自动具备简明汇报的资格：

(a) 年度收入总额不超过1 亿港元；

(b) 资产总额不超过1 亿港元；或

(c) 在该财政年度内，平均雇员不超过100 人。

(2) 符合下列任何两项条件的私人公司具备简明汇报的资格，但前提是公司已取得持有其75%表决权的成员批准

及无任何成员反对：

(a) 年度收入总额不超过2 亿港元；

(b) 资产总额不超过2 亿港元；或

(c) 在该财政年度内，平均雇员不超过100 人。

现有公司可考虑其归入哪一类别，从而确定其于此等规定项下之义务。

关于股本

股本

股本将不再有票面价值（nominal ＆#118alue/par ＆#118alue），也将不再设定法定股份，但公司可以在其章程细则中规定其可发行的股份数目上限。

现有公司股本在2014年3月3日后将被视为不设票面价值。但请保存公司过往票面价值的记录，因在2014年3月3日前订立的合同可能规定按不低于票面价值的价格发行股份，所以以往股本票面价值记录在确定某些合约可发行股份的最低价格时将起到作用。

在2014年3月3日后，公司股份溢价账及资本赎回储备的任何贷方结余，将被当作公司股份的一部分。

该新内容将废除2014年3月3日后开始的财政年度所呈列的账目、日后决议，以及与股份相关文件中对股份溢价的提述。

关于公司印章

文件的签署

根据新《公司条例》，公司可选择采纳和使用公司法人印章；但加盖印章不再是公司签署文件的强制规定（除非公司的章程细则规定必须加盖印章以签署“契据（deed）”）

新《公司条例》规定下，公司可以按以下方式签署“契据”：

按照其章程细则盖上法团印章；或

如公司只有一名董事，由该董事签署文件；如公司有多于一名董事，由两名董事，或任何董事及公司秘书签署文件。

因此，建议现有公司可以修改公司章程细则以使加盖印章成为公司签署“契据”的要求。

考虑到的现行惯例中仍可能要求采用印章，建议公司仍选择保留公司印章。

同时，保留印章也有助于公司在重要文件的签署中加强控制，防范相应的法律风险。

有关公司会议及决议的规定

周年成员大会（Annual general meetings）

根据新《公司条例》，以下公司毋需举行周年成员大会：

不活动公司；

只有一名成员的公司；以及

已经获成员一致批准免除周年大会的公司。

在其他情况下，如果有关文件已经传阅并且以书面决议方式获批准的前提下，不再需要举行周年成员大会.

需要公司秘书对公司原有的相关制度进行审查并对不符合新《公司条例》的制度进行相应修订

成员大会（General Meetings）

除成员大会的通知期为14日（无论在会议上提议普通决议案或是特别决议案）。

成员大会可以在两个或以上地点举行并通过任何电子技术保证所有成员可以听到彼此发言。

股东要求表决的权利

持有总表决权至少5%的股东，可在成员大会上要求投票表决（现行制度要求10%）。

申报利益

董事必须申报在任何“交易、安排或合约”中其重大利害关系的性质及范围，不论章程细则是否有此规定

关联交易

扩大了禁止向董事借贷、类似借贷及有关向董事借贷/类似借贷提供担保和保证的规定所涵盖的范围，新的规定将该范围扩展至与董事有关联的更广泛的人士/实体。但这些规定也包括若干的例外情况。

向失去职位的董事或前任董事支付补偿的限制范围扩大到包括向与董事有“关联”的人士/实体，并进一步扩展至应董事或有“关联”的人士/实体的指示或为了董事或有“关联”的人士/实体的利益而向某人支付的补偿。

董事受雇的条件包含超过或可能超过三年的期限条件者，需要获得股东的事先批准。

股东书面决议

新《公司条例》规定提出、通过及纪录股东书面决议的法定程序。

追认董事行为

公司可追认涉及关乎公司的疏忽、失责、失职或违反信托的董事行为，前提是有关追认获成员批准，但该等成员不包括董事、与董事有关联的任何实体，或以信托方式为董事或有关联实体持有股份的任何成员。然而，如果根据法律规则有关作为或行为不能获追认，则追认该等行为的能力将仍受此限。

对获得准许的补偿的披露

如公司直接或间接在新《公司条例》准许的有限情况下提供惠及董事或前董事的补偿，补偿的条款详情必须载于随附公司财务报表的董事报告中，并且载有补偿条款的文件副本（或载列当中条款的书面备忘录）必须自有关条款的终结或届满日期次日起计在公司的注册办事处备存最少一年。有关文本或备忘录必须备存以供查阅

管理合同

如公司已订立一份合约，据此某人承担公司的全部或任何重大部分业务的管理，而该合约并非公司董事或任何全职雇员的服务合约，则有关此管理合约的详情（包括在合约中有利害关系的每名董事和幕后董事的名称、权益性质及范围）必须在随附公司财务报表的董事报告中披露。管理合约副本（或载列当中条款的书面备忘录）必须自管理合约的终结或届满日期次日起存于公司的注册办事处备存最少一年。有关合约或备忘录必须备存以供查阅。